meet the members 2025

Austausch am 08. Januar 2025 Thema: e-Rechnung Bild von wal_172619 auf Pixabay 1. Impulsvortrag zur E-Rechnung Einführung der E-Rechnung: Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 gilt dies für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000€. Ab 2028 ist die E-Rechnung für alle Unternehmen verpflichtend. Vorteile der E-Rechnung: Prozessoptimierung und Automatisierung Schnellere Zahlungsabwicklung Porto- und Zeitersparnis Weniger Papier und vereinfachte Ablage Formate: X-Rechnung: reines Datenformat, nicht lesbar ZUGFeRD: kombiniert PDF und XML-Datensatz Implementierung: Wahl eines geeigneten Buchhaltungsprogramms (z.B. Lexoffice, DATEV) Enge Abstimmung mit dem Steuerberater Automatisierung des Rechnungsprozesses (z.B. separate E-Mail-Adresse für Rechnungen) Wichtige Aspekte: Fortlaufende Rechnungsnummern Unveränderbarkeit der Rechnungen Korrekte Archivierung Erstellung einer Verfahrensdokumentation   Die Folien von Katharina findet Ihr hier. 2. Erfahrungsaustausch und Diskussionen Alternative Programme: Positive Erfahrungen mit Lexware Financial Office Pro, das auch E-Rechnungen unterstützt. Umstellung von Word-basierten Rechnungen: Empfehlung, in ein spezielles Rechnungsprogramm zu investieren. Interne Prozesse und Rechnungsfreigabe: Mögliche Lösungsansätze für die interne Rechnungsfreigabe: bspw. PDF-Export oder Workflow-Systeme. Digitale Freigabeprozesse: Nutzung von Zenit (Edison) mit integriertem digitalem Freigabe-Workflow und das Tool “Get My Invoice” Handhabung von Anlagen bei E-Rechnungen: Möglichkeit, Anlagen bei DATEV hinzuzufügen und Vorschlag, mehrere Anlagen in einer PDF zusammenzuführen   Für die  zweite Jahreshälfte soll  in diesem Rahmen ein Erfahrungsaustausch zur Umsetzung des Themas stattfinden. 3. Weiteres Thema: Vermarktung leerer Flächen Erfahrungen mit der Bewerbung leerer Flächen: Nutzung von Immobilienscout24 als effektives Tool zur Flächenvermarktung, aber Anzeigen müssen regelmäßig aktualisiert werden Social Media wird von einigen Teilnehmern erfolgreich genutzt, aber Social-Media-Marketing ist zeitaufwendig und wird oft von jüngeren Mitarbeitern oder Agenturen durchgeführt   s. auch “Meet the Members” Juli 2024 Teilnehmer Andy Tode (WITENO GmbH) Martin Nätscher (WITENO GmbH) Uwe Knoll (WFS-Wirtschaftsförderung Sigmaringen) Mark Behr (Tempowerk Hamburg) Christiana Quensel (Campus Berlin-Buch/BVIZ) Daniela Wegener (Innozent) Reinhold Karl (GRIBS) Christian Gram (IZB Innovations- und Gründerzentrum Biotechnologie) Marion Ziegler-Jung (WFL Wirtschaftsförderung Lörrach) Jens Lütke-Börding (MEW Mindener Entwicklungs- und Wirtschaftsförderungsgesellschaft mbH) Samet Kibar (Gründerzentrum Clausthal-Zellerfeld) Thorsten Schweer (TGO Technologie- und Gründerzentrum Oldenburg GmbH) Sara Zollmann (TKZ Koblenz) Sylvia Pechwitz (TZ Dresden) Julia Waldner (Start Hürth) André Röhring (Lausitz Science Park) Katharina Vogel (Technologiezentrum Schwäbisch Hall GmbH) Stefanie Külheim (BioCampus Cologne/RTZ Köln)) Suanne Roll (Gummersbach) Hendrik Ehmen (TGO Technologie- und Gründerzentrum Oldenburg GmbH) Michale Seher (DITEC Düsseldorfer Innovations- und Technologiezentrum) Barbara Büttgen-Roth (Centrum für Angewandte Technologien (CAT GmbH)) Anja Flörke (Science Park Kassel GmbH) Katja Bricke (BIC Altmark Stendal) Anne Spaan (Technologieförderung Münster GmbH TFM) Peggy Zimmermann (BVIZ) Uta Jantzen (BVIZ)

Austausch vom 05. Februar 2025 Thema: Wärmemengenzähler Bild von Daniel Kirsch auf Pixabay Fokusthema: Energiemanagement Problemstellung: Ista ist ein Dienstleister, der Heizkörperdaten per Funk sammelt und für die Nebenkostenabrechnung verwendet. Die Daten sind verschlüsselt, was die Nutzung und Integration in eigene Systeme erschwert Alternative: Es wurde ein System zur Erfassung und Verwaltung von Heizdaten wurde vorgestellt, das eigene Sensoren und ein ERP-System für tagesgenaue Abrechnungen auf Raumebene nutzt. Dadurch wird die Kontrolle über die Daten behalten und eine zeitnahe und genaue Abrechnung ermöglicht. Der Prozess dauert etwa 10 Stunden für 18 Gebäude und 30.000 m². Das die Zähler bspw. von Ista verschlüsselt sind, werden eigenen Zähler verwendet, die programmiert wurden.  Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass historische Daten erhoben werden können ( z. B. Fernwärme, Wasserstoff etc.), ohne dass man auf externe Dienstleister angewiesen ist. Weiteres Thema: Datenspeicherung und Cloud-Nutzung Fragestellung: Mieter fragen zunehmend , wo ihre Daten gespeichert werden. Haben andere Zentren ähnliche Erfahrungen mit erhöhter Aufmerksamkeit bezüglich Datenspeicherung und Cloud-Nutzung gemacht?  Rückmeldung: Bestätigung, dass dies ein sehr aktuelles und dauerhaftes Thema ist. Es wurde erwähnt, dass sich jemand gerade einen eigenen abgeschotteten Cloud-Bereich schafft, wo sie den Hoster persönlich kennen, um die Sicherheit zu gewährleisten. Es wurde betonte , dass es teilweise auch sensible Daten ihrer Mieter oder Partner betrifft. Zudem wurde auf die Herausforderungen eingegangen, die neue, junge Mitarbeiter mit sich bringen, die oft unbedarft mit Kollaborationstools umgehen.  Weiteres Thema: Hall of Fame Fragestellung:  Bitte um Feedback und Erfahrungen mit der Einrichtung einer solchen Hall of Fame. Rückmeldungen: Es wurde davon abgeraten und stattdessen digitale Präsentationen aktueller Mieter auf Bildschirmen im Eingangsbereich empfohlen. Pro Firma ein Screen, für mehr reicht die Aufmerksamkeitsspanne der Besucher nicht Der Fokus sollte auf der Gegenwart und Zukunft liegen, nicht auf der Vergangenheit! Teilnehmer Fritz Damer (WITENO GmbH) Uwe Knoll (WFS-Wirtschaftsförderung Sigmaringen) Mark Behr (Tempowerk Hamburg) Samet Kibar (Gründerzentrum Clausthal-Zellerfeld) Anja Flörke (Science Park Kassel GmbH) Antje Bienert (Technologie- und Innovationszentrum Gießen GmbH) Kathrin Schlesinger (Lausitzer Technologiezentrum GmbH) Rainer Wiggers (WITENO Greifswald) Joanna Waliszewski (Braunschweig Zukunft GmbH) Peggy Zimmermann (BVIZ) Uta Jantzen (BVIZ)